【同窓会主催者必見】出欠確認ができるイベントサイトの作り方
更新日 2024年8月8日（公開日 2016年12月07日 ）
イベント準備で最も手間がかかるのは出欠確認ではありませんか？一人ひとりに電話やメールで連絡するのは大変です。そこで、出欠確認ができるイベントサイトを作成すれば、参加者はオンラインで簡単に回答でき、主催者は発信する情報を一元管理できます。 本記事では、そんな時に役立つ、出欠確認機能付き同窓会ホームページを作成する具体的な方法をご紹介します。
目次
出欠確認機能付き同窓会ホームページを作成するメリット
同窓会や二次会、展覧会など、幹事としてイベントをまとめるのはものすごく大変ですが、今の時代、成功するイベントを企画するのに、必ずしもプロのイベントプランナーを雇う必要はありません。ネットには同窓会に使える、スケジュール調整・出欠管理可能なイベント用ホームページ作成ツールあるからです。
出欠確認機能付き同窓会ホームページを作成することで、出席確認など負担の多いタスクを軽減し、同時に参加者の満足度を高めることができます。ここでは、作成をおすすめする理由を詳しく解説します。
1. 効率的な情報収集が可能になる
出欠確認機能を持つホームページを利用すれば、参加者はオンラインで簡単に出欠を回答できます。これにより、主催者はリアルタイムで回答を集計でき、手作業での集計ミスや連絡漏れを防ぐことができます。Excelなどで管理する手間も省け、他の準備に時間を割くことができます。
2. 参加者とのコミュニケーションが円滑に
ホームページ上でイベントの詳細や最新情報を共有できるため、個別に連絡を取る必要が減ります。また、掲示板やコメント機能を設ければ、参加者同士の交流も促進され、同窓会への期待感も高まります。SNSとの連携も可能で、情報発信の幅が広がります。
3. コストと時間の削減
郵送や電話での連絡に比べて、オンラインでの出欠確認は時間と費用を大幅に削減できます。印刷や郵送にかかるコストが不要になるだけでなく、紙資源の節約にもつながります。これは、環境に優しい取り組みとしても評価されます。
4. 急な変更にも柔軟に対応
イベント内容の変更や追加情報がある場合でも、ホームページ上で即座に情報を更新できます。参加者への周知もメールやSNSを通じて迅速に行えるため、トラブルを未然に防ぐことができます。緊急連絡が必要な場合でも、一斉送信機能を使えば効率的です。
例えば、Wix が提供しているイベント機能ならインターフェース、カスタマイズ可能なテンプレート、招待メールの送付、出欠確認、ゲストリスト作成など、イベントを成功させるために必要なすべての機能を備えています。
皆さんのイベント運営を１からサポートすることが可能です。同窓会だけでなく、結婚式、さらにはコンサート、セミナーまで幅広いイベントに活用頂くことができます。
Wix イベントとは？同窓会などのイベント告知用サイトの作り方
Wix イベントは、イベントの作成・管理・プロモーションを一元化できる強力なツールです。同窓会のようなイベントに特化したサイトを簡単に作成でき、出欠確認やチケット販売もオンラインで行えます。ここでは、Wixのイベント機能の特徴と、イベント用サイトの作り方を詳しくご紹介します。
Wixイベント機能の特徴
• 簡単なイベント作成
イベント名、日時、場所、詳細などを入力するだけでイベントページを作成できます。
• 出席状況を追跡・管理
ゲストはサイト上で出欠を回答でき、主催者は管理画面で確認できます。カスタマイズ可能な申し込みフォームから参加者の情報を収集し、イベントの定員を設定してキャンセル待ち機能を追加しましょう。チケットの購入や参加申し込み、リマインダーメールはすべて自動送信するよう設定できます。
・インタラクティブな座席表をデザイン
座席表を含む会場の見取り図を作成して、ゲストが座席を選んで購入できるようにしましょう。列、テーブル、立見席のみなど好みのレイアウトを選択して、それぞれの座席に異なる価格を設定できます。
・イベント当日の管理もモバイルアプリで簡単に
イベント当日は、Wix アプリを使って会場にいながらイベントを管理できます。到着した参加者の受付やチケットのスキャン、当日券の販売、参加者リストの管理など、イベントをスムーズに進めるための各種機能が揃っています。参加者同士で感想をシェアできるライブフィードも活用しましょう。
• チケット販売機能
有料イベントの場合、オンラインでチケットを販売・管理できます。チケットの種類と価格を設定して、サイトから直接販売しましょう。オンライン決済ツールを導入すれば、消費税の計算も簡単です。会員制プランやイベントの定員、チケット規約を設定したり、購入済みのチケットをメールで送信したりと多彩な機能が揃っています。
これらの便利な機能が、簡単3ステップで使って頂くことができます。
ステップ１：イベント告知用サイトを作成
まずはイベント告知用のサイトがないと何も始まりません。サイトを作成するところから始めてください。イベント告知のためだけにサイトを利用するのであれば、イベント用テンプレートを使うのがベストです。
次に Wix アプリマーケットからWixイベントアプリをダウンロードしましょう(テンプレートによっては、既にアプリがダウンロード済の場合もあります)。これで下準備が完了です。
その後、アプリにイベント名、日時、場所を入力(以下画像参照)。出欠確認ボタンをつけ、文字の色や画像、スタイルなどをカスタマイズをすれば、立派なイベントサイトの完成です。15分程度で素敵なイベントサイトが簡単にできます。
ステップ２：フォーム作成もしくは招待状を送付し、招待客の出欠を確認
イベント成功の秘訣は、出席者の人数把握です。
Wixイベントアプリを使うことで、サイト上に出席フォームを掲載することができます。これを使って、サイト上から名前やメールアドレスなど、必要な情報を集めましょう。基本設定では、イベントの定員を設定したり、自動メール機能を使って出席フォームを提出してくれた人たちにお礼メールを出すことも可能です。
大規模なイベントを企画する際は、Wix のメルマガ配信ツールを使って招待メールを出すのが、便利です。テキスト、画像、動画など、専用のエディタを使って、招待メールのデザインを自由にカスタマイズしてください。
メルマガ配信ツールでは、サイトを通して集めた連絡先や、Gmail や Outlook などの連絡先を、クリックひとつでインポートすることができます。この機能であっという間に送信も完了です。
より多くの人にあなたのイベントを知ってもらいたい場合は、イベントをソーシャルメディアでシェアして参加を呼びかけましょう。こちらもアプリ内から作業を行うことができます。
ステップ３：ゲストリストを作成
最後に、招待客の出欠確認を行いましょう。エクセルにエクスポートすることもできるので、ゲストリストも簡単に作成、印刷することができます。
まとめ
同窓会の出欠確認を簡単にするために、イベントサイトを活用する方法をご紹介しました。Wix を使えば、初心者でもプロフェッショナルなサイトを簡単に作成できます。出欠確認機能付きのホームページを作成することで、準備の負担を大幅に軽減し、参加者とのコミュニケーションも円滑になります。ぜひ、この方法を試して、同窓会を成功させてください。
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この記事を書いた人
Miyuki Shimose
SEO & ブログコンテンツマーケター
