身を滅ぼす前に! メールのありがちミス10選と防止策
毎日、何十通ものメールを送付する私たち。ビジネスメールから「今、どこ？」「夕飯どうする？」という短い携帯メールまで種類は様々ですが、ちょっと気を抜いた瞬間、疲れている時に私たちはとんでもない「うっかりミス」をしでかします。
小さなミスが思わぬ事態に！とならないように、今回は皆がやりがちなメールのミス10選とその防止策をご紹介します。
メールの誤送信
最も一般的な間違いですが、とんでもないことになりかねません。家族宛のメールを上司に間違えて送ったり、機密文書を弁護士に送ろうとして部下に送ってしまったり。こんな冷や汗モノの経験はありませんか？
ビジネスでは、2大メールサービスであるOutlookもしくはGmailのどちらかを使っている方が多いと思いますが、どちらも誤送信防止機能がついています。これらの機能を利用し、事故を未然に防ぎましょう。
Outlookの遅延配信オプションを設定する
これを設定することで、送信ボタンを押してもすぐメールが送信されなくなります。1分ぐらい後にメールが送信されるように設定しておけば、間違えに気づくことができ、誤送信を防ぐことができます
Gmailの送信取り消し機能を有効にする
送付ファイルを忘れてしまう
「詳細は添付ファイルをご参照ください 」とメールに書いておきながら、肝心のファイルを入れ忘れてしまったことはありませんか？
しばらくたってから、「資料を添付し忘れてしまったので、再送させていただきます」ともう一度送るのは恥ずかしいものです。資料が添付されていることをしっかり確認しましょう。
絶対に忘れないようにするためには、資料を先に添付してから宛名と本文を入力したり、添付の内容を以下の例のようにメールに箇条書きにすることをおススメします。
添付ファイル：
〇月分請求書.pdf
〇〇に関する資料
また添付ファイル数が多い場合はファイルを圧縮し、まとめて先方に送付する、ファイルのサイズが大きい場合には宅ファイル便などの大容量ファイル転送サービスを使うことも考慮に入れましょう。
件名が分かりにくい
電子メールのタイトルは簡潔に、そして具体的にが鉄則です。受信者はまず送信者を確認し、そしてタイトルを確認します。
「清水さんへ」という手紙のあて名のような件名はもちろん論外ですが、「打ち合わせ」「ご報告」のような抽象的なタイトルもやめましょう。忙しい人には後で読もうと後回しにされて、忘れられてしまう可能性があります。「7月3日打ち合わせの件」「6月29日会議内容のご報告」など、具体的に書いてください。
また相手に何らかのアクションをおこして欲しい場合や目立たせたい場合は、【至急ご確認のお願い】【重要】などを件名の冒頭に持ってきましょう。
顧客にニュースレターを送る際のメール件名の付け方については、以下のブログ記事をご覧ください。→思わず開封してしまうメールマガジンの件名とは？
頂いたメールを見逃してしまう
誠意をもって対応しようと思っていても、これでは元も子もありません。毎日のメールチェックは当然ですが、迷惑メールと勘違いして削除しないように注意すべきです。
大切な顧客、上司からのメールはOutlookの色分け機能を使ったり、Gmailのスター機能を使うなど工夫しましょう。ここはドライブと同じ意識で、かもしれない意識を忘れずに。返信すべきメールが、クレームメールが、来ているかもしれませんよ。
穴があったら入りたい、漢字の間違い
パソコンの変換機能は本当に便利ですが、助詞との繋がりでとんでもない変換をするときがありますよね。以下は、日本漢字能力検定協会が発表した「変漢ミスコンテスト」から抜粋した誤りです。
「馬食い家内が象サイズになった」（うまくいかない画像サイズになった）
「漁解禁よウニお願い」（了解金曜にお願い）
「私魔性」（渡しましょう）
「遅れてすいません。怪盗アンデス」(遅れてすいません。回答案です)
熟語も意味や用法でおもしろ漢字になってしまうことも。仲間内なら笑い話ですみますが、ビジネスではそうもいきません。一にも二にも確認、怠りなく。
CCの取り扱いにも注意を
TO やCCで複数の相手先に一斉送信するときは、お互いメールアドレスが判明しても問題のない関係なのかは確認が必要です。場合によっては個人情報を漏らすことにつながりかねません。
一方、BCCでメールを送信する場合、BCCで送ったアドレスはToやCCに指定した相手からは見えません。顧客に返信をする際上司にも内容を見てもらいたい時、一斉送信をする際には便利です。
当然、送信先のうっかりミスも防ぎたいもの。送信ボタンを押す前に、本文の見直しばかりでなく、送信先にも再度目配りをお忘れなく。Chrome、Gmailを使っている方は便利なアドオン「Safety for Gmail」などを利用するのも一つの手です。
Chromeのアドオン「Safety for Gmail」をインストール
メールを複数の宛先に送信する際、送信先を確認する画面を表示することで、誤送信を防ぐことができます。→Safety for Gmailの詳細を見る
メールを保存、送信を忘れてしまう
これも笑えない失敗ですが、やってしまいがちですよね。後でもう一度メールを推敲してから送ろうと思っていて、送信自体を忘れてしまうケースです。保存したがためにこれで安心とばかりに気が緩むのでしょうか。
メールチェックの折には、下書きフォルダや迷惑メールフォルダもたまにチェックすることを習慣づけてしまいましょう。大切だからこその保存が、物置になっては大変です。
署名を入れずに送信の愚
英語ではシグネチャと呼ばれる署名ですが、電子メールの末尾に送信者の氏名、連絡先など数行にまとめたものです。
会社名、所属部署、会社のURL、電話、FAX番号、メアドなども併記した署名をテンプレートで作り、自動で署名が挿入されるように設定しておきましょう。
送信時間をわきまえないバッドマナー
メールを書いておいて翌朝送信するつもりが、いつもの習性で思わず送信ボタンを押して慌てたことはありませんか？これが、送信先が海外ともなると気をつけなければならないのが現地時間。相手先に不快な思いをさせない時間帯を考え、送信したいものです。
また、メールを毎日数十件受け取るという忙しい方には、夜メールを送ってしまうと、朝たくさんのメールにあなたのメールが埋もれてしまうことも。場合によっては、国の祝祭日、国家行事にも気配り忘れずに。
メールのデザインがダサい
顧客にニュースレターを定期的に配信している方の場合です。ニュースレターを作成する場合にはデザインにもこだわりましょう。
Wixでホームページを作成されている方は、是非Wix ShoutOutを使ってみてください。数回のクリックで、美しいニュースレターを作成することができます。
たかがメール、されどメールです。仕事で送信するメールには細心の注意を払い、うっかりミスに気をつけましょう！
プロ並みホームページ、ニュースレターの作成ならWix！無料サイトを今すぐ作成しましょう。
ライター： Wix Team
