4月1日6 分
更新日 2024年4月1日（公開日 2016年7月1日）
毎日、何十通ものメールを送付する私たち。ビジネスメールから「今、どこ？」「次の会議はいつ？」という短い連絡まで種類は様々ですが、ちょっと気を抜いた瞬間、疲れている時はうっかりメールを見落とししてしまうことが。
小さな見落としが思わぬ事態に！とならないように、今回は、メールの見落としを防ぐための対策と原因をくわしく分析します。
毎日大量のメールが届くため、重要なメールが埋もれてしまいます。1日に100通以上のメールを受信する人も珍しくありません。この情報の洪水の中で、本当に重要なメッセージを見逃すリスクが高まります。
メールボックスが整理されておらず、必要なメールを見つけにくい状況が生まれます。未読メールが何百件も溜まっていたり、フォルダ分けが適切でなかったりすると、重要なメールを探し出すのに時間がかかり、結果的に見落としにつながります。
スパムフィルターの誤作動や、同期の問題でメールが届かないことがあります。これは特に、モバイルデバイスとデスクトップの間でメールを管理している場合に起こりやすい問題です。
誠意をもって対応しようと思っていても、これでは元も子もありません。毎日のメールチェックは当然ですが、迷惑メールと勘違いして削除しないように注意すべきです。大切な顧客、上司からのメールは Outlook の色分け機能を使ったり、Gmail のスター機能を使うなど工夫しましょう。
では、実際にメールを見落とさないための3つの具体的な対策を紹介します。
1. 通知設定を見直す
重要なメールは、通知音やバイブレーションで知らせるように設定しましょう。 Gmailでは、特定の送信者からのメールや、特定のキーワードを含むメールにラベルを付けて通知を設定できます。 Outlookでは、「重要度が高い」メールのみ通知するように設定することも可能です。
2. フィルターとラベルを活用する
フィルターとラベルを活用すれば、受信メールを自動的に分類・整理できます。 Gmailでは、送信者、件名、キーワードなどでフィルターを作成し、特定のラベルを付けることができます。 Outlookでは、「ルール」を作成して、特定の条件に一致するメールを自動的に特定のフォルダに移動したり、フラグを付けたりできます。
3. 定期的に受信トレイを確認する
どんなに優れたツールを使っても、定期的に受信トレイを確認することが重要です。 1日に数回、受信トレイをチェックする時間を設け、重要なメールを見落とさないようにしましょう。 また、未読メールが多い場合は、優先順位を付けて処理していくことが大切です。
GmailとOutlookの設定方法
GmailとOutlookでは、それぞれ異なる方法でフィルターやラベルを設定します。 Gmailでは、「設定」→「フィルターとブロック中のアドレス」からフィルターを作成できます。 Outlookでは、「ファイル」→「情報」→「ルールと通知の管理」からルールを作成できます。
ビジネスメールで気をつけたいミスは、メールの見落としだけではありません。以下では、そのほかにも気をつけたい、よくあるメールミスをまとめました。メール管理術の見直しのついでに以下のようなミスが発生しないように合わせて確認しましょう。
01. メールの誤送信
最も一般的な間違いですが、とんでもないことになりかねません。家族宛のメールを上司に間違えて送ったり、機密文書を弁護士に送ろうとして部下に送ってしまったり。こんな冷や汗モノの経験はありませんか？
ビジネスでは、2大メールサービスであるOutlookもしくはGmailのどちらかを使っている方が多いと思いますが、どちらも誤送信防止機能がついています。これらの機能を利用し、事故を未然に防ぎましょう。
Outlookの遅延配信オプションを設定する
これを設定することで、送信ボタンを押してもすぐメールが送信されなくなります。1分ぐらい後にメールが送信されるように設定しておけば、間違えに気づくことができ、誤送信を防ぐことができます
Gmailの送信取り消し機能を有効にする
02. 添付ファイル忘れ
「詳細は添付ファイルをご参照ください 」とメールに書いておきながら、肝心のファイルを入れ忘れてしまったことはありませんか？
しばらくたってから、「資料を添付し忘れてしまったので、再送させていただきます」ともう一度送るのは恥ずかしいものです。資料が添付されていることをしっかり確認しましょう。
絶対に忘れないようにするためには、資料を先に添付してから宛名と本文を入力したり、添付の内容を以下の例のようにメールに箇条書きにすることをおススメします。
添付ファイル：
〇月分請求書.pdf
〇〇に関する資料
また添付ファイル数が多い場合はファイルを圧縮し、まとめて先方に送付する、ファイルのサイズが大きい場合には宅ファイル便などの大容量ファイル転送サービスを使うことも考慮に入れましょう。
03. CCの取り扱いにも注意を
TO やCCで複数の相手先に一斉送信するときは、お互いメールアドレスが判明しても問題のない関係なのかは確認が必要です。場合によっては個人情報を漏らすことにつながりかねません。
一方、BCCでメールを送信する場合、BCCで送ったアドレスはToやCCに指定した相手からは見えません。顧客に返信をする際上司にも内容を見てもらいたい時、一斉送信をする際には便利です。
当然、送信先のうっかりミスも防ぎたいもの。送信ボタンを押す前に、本文の見直しばかりでなく、送信先にも再度目配りをお忘れなく。Chrome、Gmailを使っている方は便利なアドオン「Safety for Gmail」などを利用するのも一つの手です。
Chromeのアドオン「Safety for Gmail」をインストール
メールを複数の宛先に送信する際、送信先を確認する画面を表示することで、誤送信を防ぐことができます。→Safety for Gmailの詳細を見る
04.メールの送信を忘れ
これも笑えない失敗ですが、やってしまいがちですよね。後でもう一度メールを推敲してから送ろうと思っていて、送信自体を忘れてしまうケースです。保存したがためにこれで安心とばかりに気が緩むのでしょうか。
メールチェックの折には、下書きフォルダや迷惑メールフォルダもたまにチェックすることを習慣づけてしまいましょう。大切だからこその保存が、物置になっては大変です。
顧客にニュースレターを定期的に配信している方の場合です。ニュースレターを作成する場合にはデザインにもこだわりましょう。
Wixでホームページを作成されている方は、是非 Wix のメール機能を使ってみてください。数回のクリックで、美しいニュースレターを作成することができます。
たかがメール、されどメールです。仕事で送信するメールには細心の注意を払い、うっかりミスに気をつけましょう。
ライター： Wix Team