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スモールビジネスのコツ \ 2016年8月23日

仕事の生産性を高めるオフィスの作り方

あなたのオフィスはビジネスにおいて重要な役割を果たします。

快適ですっきりと整理されているオフィスは仕事の生産性を向上させ、結果的に利益をも伸ばしてくれます。どこに何があるかが分かる、きちんと整理されたデスクで仕事することで、短時間でより多くのタスクをこなすことができるからです。

でもだからといって、窓から絶景が見えるオフィスに引っ越したり、デスクの椅子をマッサージチェアに変えたりする必要はありません。

あなたが仕事しやすいように環境を整理するだけで、あなたの仕事効率は驚くほどアップします。今回は、仕事の生産性をグンッと伸ばすことができる、オフィスの整理術をご紹介します!

生産性, ワークスペース

生産性, ワークスペース

仕事専用の空間を作る

カフェの心地よい雑音の中で仕事をする人や、ベッドの上にノートパソコンを持ち込んで仕事する人など、仕事に集中できる場所は人それぞれ。

しかし、仕事・収納・私生活、それぞれの場所をきっちりと区別することで、乱雑なワークスペースを防ぐことができます。自宅で仕事をすることが多い人は、仕事をする場所には衣類を持ち込まない、同様に、重要な書類をダイニングテーブルの上に置かないなど、仕事専用の空間をきちんと作りましょう。

生産性, ワークスペース

散らかったデスクを片付ける

当たり前だけど、なかなかできないのがデスクの片付け。日々の雑務に追われ、ついつい書類が山積みになったり、飲んだコーヒーカップがそのまま放置されていたり、ドキッとした人も多いのではないでしょうか。

しかし、日々の小さな積み重ねをするだけで、プロの片付け業者さんに依頼しなくてはいけないほどの事態を防ぐことができます。まず最初のステップは、机の上に散らかったものを全て、一度取り除き、それらを分類分けします。そして分類ごとに収納する場所を決めましょう。ポイントは、毎日使うものだけをデスクの上、または引き出しの一番上に置いておくことです。

ワークスペースをきちんと整理するための便利なグッズがあることを知らない人は意外と多いです。書類やオフィス用品の収納箱はとてもリーズナブルで、失くした書類やメモを探している時間を考えると、利用する価値があるでしょう。

早速オフィス用品店に足を運んで、効率の良い仕事場をつくるための必須グッズを購入しましょう。デスクトレーや書類キャビネット、ブックスタンドや小物収納ボックスなど、何でもっと早く使わなかったのか後悔するほど便利なものが見つかるはずです。

仕事の効率がアップするデスクの作り方は、こちらのインフォグラフィックを参考にしてください。

生産性, ワークスペース

http://www.huffingtonpost.jp/2016/01/26/desk-setup-jp_n_9084406.html より

生産性, ワークスペース

5分片付けを1日2回

1日2回、その日に受け取った書類を整理する時間を5分間設けるだけで、劇的にデスク周りが片付きます。

すぐに処理することができない書類は、デスクトレーなどにきちんと整理された状態で一時保管し、要らない書類はすぐにシュレッダーにかけて、たまってしまう前に処分しましょう。

金曜日の夕方など比較的仕事に余裕がある場合は、1週間に1時間ほど、ワークスペースを整理整頓する時間に当てて、仕事全体の生産性を高めましょう。

生産性, ワークスペース

ラベルをつける

「見やすい収納」を目指すには、ラベルを活用するのが一つの手です。ラベル付けをしないと、せっかく分類して収納したのに、どこに何があるのかが一目で分からないので、結局ものを探す手間と時間がかかってしまいます。これではせっかくの努力が水の泡です。

生産性, ワークスペース

出来る限りスキャンする

全ての書類をハードコピー(紙)で保管する理由はどこにもありません。重要な書類はスキャンして、古い請求書や書類を全てリサイクルしてしまいましょう。手元に届いた書類はできるだけ早めにスキャンして、書類がどんどん溜まっていくのを防ぎましょう。

IT技術を積極的に使い、仕事の効率を高めてつつ、エコな職場環境を目指しましょう。

生産性, ワークスペース

デジタル整理

デスク周りが整理できたら、パソコンのデスクトップも整理するのもお忘れなく!

せっかく身に付いた整理整頓の習慣をデジタルな面でも発揮しましょう。全てをデスクトップに保存するのはやめて、忘れずにデータのバックアップを行いましょう。

また、受信メールはカテゴリーごとにフォルダを作成して振り分ける、仕事別にフォルダを作って文書や写真、音楽、動画などを保存するなどして、デジタル面でも効率的なワークスペースを保ちましょう。

生産性, ワークスペース

カレンダー、リマインダー等を同期する

会議の予定や仕事の締切り、クライアントの連絡先など、大事なプロジェクトを管理するのに必要なリストやカレンダー、リマインダーなどを全て一箇所で管理しましょう。スマートフォンなどを使って、全ての機能を一箇所で管理できれば、うっかり忘れてしまうことはなくなるはず。

複数のデバイスに対応しているツールは、タスクに優先順位を付け、忘れることがなくなります。

さあ上記の生産性を上げるワークスペース作りを実行してみて、どれだけ効率的に仕事ができるようになるか、ぜひお試しください!

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ライター: Wix Team
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