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スモールビジネスのコツ \ 2015年9月2日

いくつ知ってる?あまり知られていないGmailの5つの便利な機能

メールと言えばGmailというほど、Gmailは世界中でとても人気があります。メールの送受信以外にも様々な機能を持ち合わせていることをご存知ですか?受信箱の整理にせよ、顧客との会議をGoogleカレンダーで設定するにせよ、Googleの機能を賢く使い、仕事の生産性を高めましょう。

早く知りたいですか?さあ、他の人があまり知らない5つのテクニックを使い、仕事を効率良く終わらせましょう。

5つのGmail機能

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メール機能

まずは、なくてはならないメール関連の機能から見ていきましょう。知って欲しい重要な機能は以下の3つとなります。

  • Gmailには「送信取り消し」の機能があります!送信先を間違えるという恥ずかしい思い、あるいは取り返しのつかないミスをしたことはありませんか?でも、もう大丈夫です。今後、もし送信先を間違えてしまったら、慌てることなく深呼吸し、「送信取り消し」をクリックしてください。
  • Boomerang というGmail拡張機能を聞いたことがありますか?Boomerangを使うことで、重要メールがどこにあるのか分からなくなったり、返信するのを忘れるというミスがなくなります。リマインダー機能を設定したり、作成したメールが後日自動送信されるよう設定したりと、ブーメランを使えば、あなたが不在の時でも、業務に支障がでることはないはずです。
  • 定型文を作成してはいかがですか?お客様や取引先からの質問に何度も同じ返信をすることがあると思います。そんな時は、よく使うメールの文章をテンプレートとして作成し、保存しておきましょう。返信する際は、それぞれの人に応じた文章を書くことが一番ですが、テンプレートを作ることで、時間の節約となりますので、本当に時間が足りずピンチという時には役に立ちます。さらにフィルタを作成することで、さらに細かく自動返信を設定することが可能になります。
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カスタムメールアドレス作成

もしあなたがフリーランスとして活動していたり、中小企業の経営者であれば、独自ドメインを使用したカスタムメールアドレスを作成し、他のGmailユーザーと差別化を図ってみましょう。”名前”@gmail.comなどのように、あなた自身の名前をアドレスとして設定するのではなく、目的ごとにinfo@mydomainname.comsupport@mydomainname.com, billing@mydomainname.comなどのビジネス上のメールアドレスを作成することで、お客様にプロフェッショナルな印象を与えましょう。こうすることで、ブランド力も強化することができます。つまり、きちんとした会社組織であること、各顧客のニーズに応える複数の部署を備えている印象を与えることができるのです。ブランドイメージを確立することは、あなたの会社を成長させるために不可欠ですし、カスタムメールアドレスを作成することでマーケティングと効率の良い問い合わせ対応の両方が一度に達成できます。

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Googleハングアウトのビデオチャット機能

電話だけではどうしても伝わらないというシチュエーションを経験したことはありませんか?そんな時にはGoogleハングアウト。ハングアウトを利用すると、Gmailユーザー同士で無料の国際チャットができたり、ビデオ通話が可能です。中小企業の経営者は、この機能を利用し、遠方で働いている従業員との会議や顧客サポートを、いつでもリアルタイムで行うことができます。全て無料ですので、関係者と連絡を取り合ったり、グループでのビデオ会議に是非使ってみてください。初めて使う方は、まずプラグインをダウンロードしましょう。

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受信トレイの整理機能

もしあなたがこの世に存在する全てのハイテクツールを持っていたとしても、情報がきちんと整理できていないなら、たんなる宝の持ち腐れです。でも、心配しないでください。Googleは整理整頓もお手のものです。ラベルを設定するなど、受信トレイを整理してください。几帳面な方は、見やすいように、ラベルの色分けをすることもできます。受信トレイを全て整理し終わったら、今週やるべき事や、依頼されたタスクを整理した「To Do リスト」を作ることも可能です。もちろん、期日つきで!すごいですね。

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Googleドライブ

多くの人は、論文を書いたり、スプレッドシートやプレゼンテーションを作成するのに、ソフトウェアをダウンロードしていたと思います。しかし、それは過去の話です。Googleドライブを使えば、ダウンロードする手間を省き、これらの全てのことを達成可能です。 Googleドライブは、Gmailアカウントに最初から設定されているので、とても便利です。また、Googleドライブの良いところは、スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでもアクセスでき、共有ファイルを他の人と共同管理および編集ができることです。ファイルをチームと共有するには、ただ共有するファイルを開き、シェアしたい人のメールアドレスを追加するだけです。これであなたのビジネス効率は格段に高まります。

さあ、次のステップへ。まずは、Wixでホームページを作成してみましょう。


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