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スモールビジネスのコツ \ 2016年5月9日

職場で効率を上げる20の秘訣

時計は午前11時半を指している。オフィスに2時間半いるけれど、あまり成果はあがっていない。身に覚えがありますか?仕事中に集中力に欠けることは、たまにはあるとは思います。ですが、どうもやる気が出ないという日が頻繁にある方は、要注意。

テクノロジーが溢れ、どんどん情報が流れ込んでくる世界に生きる現代人。つい気が散ってしまいがちですが、これからご紹介する20の秘訣を実行すれば、少ない時間でより多くの成果を上げるのに役立つはず!

職場で効率を上げる20の秘訣

 

素敵なホームページがビジネスの成功に役立つのと同じように、今回のアドバイスのうち1つでも仕事の効率アップのお役に立てれば、Wixチームも光栄です。

1.毎朝、その日のうちに達成したい3つの課題を書き留めること。そうすることで、何に集中的に取りかかればいいのか分かりやすくなりますし、一日の終わりにどのくらい達成できたのか判断しやすくなります。

2.デスクまわりをすっきりさせること。つい後回しにしたくなりますが、整理整頓を先に済ませてしまえば、その後の生産性もぐんと上がります。また、午前中にやりたくない仕事を片付けてしまえば、午後は自由にもっと興味がある仕事に取りかかることができます。

3. 効率の高い時間帯を見つけること。人それぞれ、一日の間で一番生産性の高い時間帯があります。自分にとって一番効率のいい時間帯を把握し、その間に難しい仕事をやってのけましょう。ランチの後はペースダウンしてしまうという人は、簡単な仕事をランチ後にもってくるように時間配分しましょう。

4. 完璧を目指さないこと。一見違和感があるコンセプトかもしれませんが、完璧主義を目指すと時間がかかり過ぎてしまいます。 妥当なレベルで仕事を片付け、どんどん次の仕事に取りかかりましょう。一日の終わりに余裕があれば、もう一度取りかかり、さらに質を上げる努力をすればいいのです。

5. 既存の技術やサービスを利用するのを躊躇しないこと。ホームページを作るのであれば、WixのようなWebサイトビルダーを使いましょう。仕事場で特定の分野が得意な人がいれば、助けを求めましょう。誰か他の人がやればもっと早く済むことに、何時間も何日も時間をかけないように心がけることも大事です。

6. オフラインにすること。チャット、携帯メール、Facebook、Twitter、インスタグラム……すべてをオフにしましょう。こうしたものに気を取られていると、仕事の効率が下がり、時間を浪費してしまいます。

仕事の効率を上げるため、オフラインにすること

7. 並行作業はやめること。同時にいくつもの仕事をこなせると思うかもしれませんが、実際は上手くいきません。ひとつの仕事に集中すれば、早く終わらせることができますし、質も上がるはずです。グローバル・マネジメント誌のハーバード・ビジネス・レビューによると、複数の仕事に並行して取りかかった場合、40% 生産性が低下するそうです。

8. Eメールを閉じること。常に新たに受け取ったEメールをチェックするのではなく、一日に2、3回チェックしてまとめて返信してみましょう。たとえば、朝一番、ランチ前、そして一日の終わりというように。Eメールにタイムリーに返事をすることは重要ではありますが、数時間待てないほどの緊急メールは実際には、ほとんどないと思います。

9. 2分ルールを実行すること。やり方はいたってシンプル。2分以内にできそうなことは、その場でやってしまうこと。後回しにしないで、すぐ片付けてしまいましょう。

10. ミーティングを断ること。次のミーティングの予定を入れる前に、Eメール、電話、スカイプなどのオンラインミーティング(電話やEメールより効率的)で、実際に会わなくても同じ成果が得られるかどうか検討してみましょう。各課題にどのくらい時間を費やしているか見直し、時間制限を設けましょう。

11. 質の高い睡眠を取ること。夜更かしをして仕事を片付けてしまいたい気持ちも分かります。特にネットででき、自宅で片づけられる仕事であれば、なおさらです。ですが、夜しっかり休養を取っていれば、日中仕事をする際に、はるかに効率が上がります。

12. 休憩を取ること。コンピュータースクリーンの前で目がショボショボしてくる前に、立ち上がってストレッチをし、お茶でも入れて、ちょっと休みましょう。たった5分の休憩であってもリフレッシュでき、エネルギーが湧き思考力がアップします。

休憩をとること

13. 不要なミーティングを避けること。スタッフ一人につき月平均31時間ミーティングに時間を浪費していると言われています。ついミーティングをしてしまいがちですが、それより効率的な方法があるかどうか検討してみましょう。Eメールや電話で打ち合わせを済ませることができるかもしれません。

14. 締め切りを決めて守ること。上司になんと言われようと、自分の抱えている案件の締め切りを設定して、時間を効率的に使いましょう。一日、週ごと、月ごとに終わらせるべき仕事を見極めましょう。

15. そして、締め切りは書き留めること。書くことで責任感が出ます。カレンダーにも書いたら、順調に進んでいるか随時チェックしましょう。さらに、その目標を皆と共有しましょう。

16. 目標を共有するのに良い方法は、ブログを始めて、そこで宣言することです。とは言っても、ブログは自分のカレンダーの内容を共有するのに最適とは言えないかもしれませんね。ですが、長期的な目標を掲げるのには適切な場所になり得ます。数ヶ月以内に終わらせたい大型プロジェクトがあったとしたら、その取り組みや目標をブログで公開することで、ちゃんとやらなくてはという実感が湧くと思います。

ブログを始めて、そこで宣言すること

17. “ノー”と言う練習をすること。たしかに、一日中上司に向かって“ノー”と言い続ければ、クビになってしまうかもしれません。ですが、出来ることと出来ないことについて正直にコミュニケーションを取ることで、現実的な期待値を設定することが出来ますし、仕事の管理がしやすくなります。午後5時までに終わりそうにない仕事を受けた場合には、正直に“ノー”とお断りしましょう。

18. 血流を良くすること。朝の散歩やジョギング、夕方のヨガクラス。何でもいいですが、自分に合ったやり方でエクササイズを取り入れましょう。生産性を上げたり気分転換するのに役立ちます。

19. やる気がどうしても出ない時は、楽しい予定を作ること。買い物、コンサート、旅行、何でも大丈夫です。楽しい予定を入れることで、それを励みに、仕事に取り組むことができるようになります。

20. そして最後に、好きなことをすること。常に100%楽しめる仕事を見つけるのは難しいとしても、好きな仕事をみつけることができれば、やりがいを感じ、効率も上がるというものです。

いかがでしたでしたか?自分に合った効率良く仕事をする方法を見つけ、是非実践してみてください。

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