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トレンド \ 2014年12月8日

Gmail ユーザーなら知っておきたい小ワザ10撰

あなたは1日何通ぐらいメールを受信していますか?なかには100通をかるく超える人もいるかもしれません。メールは非常に便利なコミュニケーションツールですが、受信メールが多くなるほど処理が大変です。

今回は、受信箱がすぐにいっぱいになってしまう人必見の、覚えていおいて損はないメール整理術をご紹介します。Google Lab やショートカットを駆使してGmail をマスターしましょう。

Gmail の知っておくべき便利機能

Googleカレンダーをサイトに導入

多くの人に知ってもらいたいイベントを予定しているなら、ビジネス用にGoogleカレンダーを作成し、ホームページにイベントを表示しましょう! カレンダーに追加した予定は自動でホームページにも反映されます。

詳しくは、Googleイベントカレンダーアプリをご覧ください。

Google イベントカレンダー

返信定型文

何度も同じ内容のメールを送信することってありませんか? そんなときは、定型文を追加することで、時間をかなり節約できます。クライアントからの問い合わせにも迅速に返信したり、人気のキャンペーンをクリック一つで送信できます。

機械的ではないオリジナリティのある文章で定型文を作成すれば、不誠実に感じられることもありません。Gmailの設定から「返信定型文」機能を「有効」にして時間を節約しましょう。

返信定型文

不在通知メール

終日外出している日や、休暇中のため仕事メールをチェックしたくないことはありませんか? オフィスに不在のときでさえ、もらったメールを無視せずに、不在中であることを知らせる「不在通知メール」を活用しましょう。

返事がなかなかできずに、相手を不安にさせる心配もなくなります。クライアントなど社外用にはある程度内容が決まった不在メールが一般的ですが、社内用などは、以下のスクリーンショットのように、ちょっとユーモアを加えてみてもいいかもしれません。

不在通知の自動返信:Gmailの設定ページで、「全般」タブの一番下にスクロールダウン。自動返信を適用したい日付と返信文を入力して「不在通知 ON」に設定しましょう。

不在通知メール

キーボードショートカット

パソコンからメールを利用している人は、キーボードのショートカットを活用して、メール管理の時間と手間を短縮しましょう。Gmail ショートカットの一覧をご覧ください。

Gmail キーボートショートカット

送信取り消し!

送信してしまったメールを、もう一度書き直したいと思ったことはありませんか? Gmail で、「送信取り消し」機能を有効にすれば、送信ボタンを押した後でも、数十秒であれば送信を撤回できます。

送信ボタン押した直後、黄色い確認バーに「取消」オプションが表示されます。(うーん、人生にもこの「取り消し」オプションがあればいいのに…。)

 

検索オプション

受け取った覚えがあるのに見つけられないメール、よくありますよね。そんなときは「検索オプション」で絞り込み検索を! 件名やキーワード、期間を指定して、探しているメールをすばやく見つけましょう。

検索オプション

独自ドメインを使ったメールアドレス

ホームページを持っているなら、ページのサイトアドレス(独自ドメイン)と同じドメインのメールアドレスを利用するのが一般的です。ビジネス用には、ぜひ独自ドメインを使ったメールアドレスを取得しましょう。Wix からも、独自ドメインを使った Gmail アカウントをさくっと取得できます。

独自ドメインを使ったメールアドレスの取得方法:

  • Wix アカウントにログイン
  • ページ上部にある「プレミアム」をクリック
  • 「メールアカウント」をクリック

独自ドメインを使ったメールアドレス

フィルタ機能でメールを整理

重要でないメールはスルーしたい。一方で、大切なメールを分別してまとめておきたい。そんなときは、フィルタをかけて、大事なメールが埋もれてしまうのを防ぎましょう。

手順はとっても簡単。Gmail 設定画面から、「フィルタ」タブをクリックし、条件を入力しましょう。これで、設定したキーワードを含むメールや、特定の送信者からのメールは、指定したフォルダに自動的に振り分けられます。

メールのフィルタ機能

迷惑メール対策

受信したメールの真偽を疑ってしまうことはありませんか? 本当の請求書なのか、それとも詐欺メールなのかを、認証アイコンで判断しやすくすることができます。認証済みの正規メール送信者には、黄色の鍵マークが表示されます。

Gmailの設定、Labs画面で「確認済み送信者を示す認証アイコン」を「有効」にしましょう。

確認済み送信者を示す認証アイコン

動きのあるGIFやイラストで署名をもっと楽しく

イラストやGIF画像を追加して、ユニークな署名を作りませんか。Gmail設定の署名欄に、画像ファイルをコピペするだけです。

署名をもっと楽しく

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