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スモールビジネスのコツ \ 2013年11月6日

ちょっとした心がけで生産性がアップするタイムマネジメント術

「Time Is Money」という言葉は良く聞きますが、「時は金なり」と日本語でもことわざがあるように、時間の大切さは誰もがわかっていることと思います。しかし、限られた時間をどう使うか、その術を実行するのは、なかなか難しいもの。毎日、仕事に追われて、時間だけが過ぎていく。仕事をしているのに、なぜか残業続きの日々から抜け出せない。こんな生活ではストレスが溜まり、もやもやとした気分で日々を過ごしてしまいます。

そんな日々を改善する救世主が「タイムマネジメント」。タイムマネジメントとは、仕事を単にこなすのではなく、仕事の生産性をアップするために、戦略的に時間を管理することを指します。今回は、今すぐ実行できるタイムマネジメントのコツを5つご紹介します。

アンティーク時計

To Doリストの作成

タスクを書き出すことで、やるべきことが明確になります。そして、仕事がリストアップされたら、それぞれ優先順位をはっきりさせましょう。他人が関わってくるプロジェクトは優先度が高く、逆に自分ひとりでできるルーティーン作業などは優先度が低くなる場合が多いです。

オンライン上には、さまざまなTo Doリストの作成方法が挙げられていますが、ここで時間をかけてしまうと本末転倒です。朝コーヒーをすすりながらや、メールチェックが終わったあとの5分以内を心がけましょう。

To Do リスト

全ての仕事に〆切を

各タスクに具体的な時間制限を設定することで、集中力がアップし、生産性の高い時間を過ごすことができます。学校で使っていた「時間割」を作成するつもりで、カレンダーにその日のタスクを割り振りしていきましょう。守れない期限を設けても無駄ですので、自分の能力と仕事量に見合った期限を設定することが必要です。

そして、気が付いたら時間がこんな時間!という事態を避けるためにも、デスクに置時計を設置したり、Googleカレンダー等を活用しリマインダーやアラームを設定して、常に時計を意識する癖をつけましょう。

砂時計

ゆとりの時間も大切

タイムマネジメントと意気込んで、予定をキツキツに詰めてしまっては逆効果。1時間に1回は休憩時間を設けたり、タスクが完了するたびに自分にご褒美の意味も込めて好きなことをしたり、適度な息抜きの時間も設けておきましょう。

また、予期せぬ仕事が急に降りかかってくる経験は、仕事をする上で誰もが避けて通れない道です。そんな仕事に対応できるような、時間と心にゆとりをもったスケジュール管理を!

コーヒーとクッキーで休憩

朝活を取り入れる

「早起きは三文の徳」ということわざにもあるように、気持ちよく一日をスタートすることで、その日全体に影響が出ます。ゆっくりと栄養のある朝食を摂る、30分ジョギングをする、読書やリサーチをするなど、朝時間の使い方は人それぞれですが、良い刺激で一日のモチベーションが上がるという利点があります。

Wixオフィスでの朝ヨガの様子

とりあえずやってみる

プレッシャーの大きい仕事や、初めて取り掛かるプロジェクトは、ついつい後回しにしてしまいがち。そんな仕事ほど、優先順位が高いことがしばしばあります。

気が重い仕事は、とりあえず始めてみること。まずは、完璧を求めずに、ちょっと5分だけ取り組んでみよう・・・という気持ちで取り掛かりましょう。意外とスムーズに仕事がすすみ、計画よりも早くタスク完了!なんてことも可能です。

タブレット画面上に写る綱渡りをする男性

さあ、いかがでしたでしょうか? ちょっとした心がけで、仕事の生産性がグンッとアップするタイムマネジメント。あなたが実行しているおすすめ仕事術は何ですか?


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