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スモールビジネスのコツ \ 2013年8月27日

仕事の生産性を高めるワークスペースの作り方

あなたのワークスペースはビジネスにおいて重要な役割を果たします。快適ですっきりと整理されているワークスペースは、仕事の生産性を向上させ、結果的に利益をも伸ばしてくれます。どこに何があるかが分かる、きちんと整理されたデスクで仕事することで、短時間でより多くのタスクをこなすことができます。

しかし、だからといって、オフィスの窓から絶景が見えるオフィスに引っ越したり、デスクの椅子をマッサージチェアに変えたりする必要はありません。あなたが仕事しやすいようにワークプレイスを整頓するだけで、あなたの仕事効率は驚くほどアップします。今回は、仕事の生産性をグンッと伸ばすことができる、オフィス周りの整理術をご紹介します。

整理整頓されたデスク

仕事専用の空間を作る

 

カフェの心地よい雑音の中で仕事をする人や、ベッドの上にノートパソコンを持ち込んで仕事する人など、仕事に集中できる場所は人それぞれ。しかし、仕事・収納・私生活、それぞれの場所をきっちりと区別することで、乱雑なワークスペースを防ぐことができます。自宅で仕事をすることが多い人は、仕事をする場所には衣類を持ち込まない、同様に、重要な書類をダイニングテーブルの上に置かないなど、仕事専用の空間をきちんと作りましょう。

仕事専用の空間を作る

散らかったデスクを片付ける

 

当たり前だけど、なかなかできないのがデスクの片付け。日々の雑務に追われ、ついつい書類が山積みになったり、飲んだコーヒーカップがそのまま放置されていたり、ドキッとした人も多いのではないでしょうか。しかし、日々の小さな積み重ねをするだけで、プロの片付け業者さんに依頼しなくてはいけないほどの事態を防ぐことができます。まず最初のステップは、机の上に散らかったものを全て、一度取り除き、それらを分類分けします。そして分類ごとに収納する場所を決めましょう。ポイントは、毎日使うものだけをデスクの上、または引き出しの一番上に置いておくことです。

ワークスペースをきちんと整理するための便利なグッズがあることを知らない人は意外と多いです。書類やオフィス用品の収納箱はとてもリーズナブルで、失くした書類やメモを探している時間を考えると、利用する価値があるでしょう。

早速オフィス用品店に足を運んで、効率良い仕事場をつくるための必須グッズを購入しましょう。デスクトレーや書類キャビネット、ブックスタンドや小物収納ボックスなど、何でもっと早く使わなかったのか後悔するほど便利なものが見つかるはずです。

散らかったデスクでパソコン仕事をする人

5分片付けを1日2回

 

1日2回、その日に受け取った書類を整理する時間を5分間設けるだけで、劇的にワークスペースが片付きます。すぐに処理することができない書類は、デスクトレーなどにきちんと整理された状態で一時保管し、要らない書類はすぐにシュレッダーにかけて、たまってしまう前に処分しましょう。金曜日の夕方など比較的仕事に余裕がある場合は、1週間に1時間ほど、ワークスペースを整理整頓する時間に当てて、仕事全体の生産性を高めましょう。

全てにラベルをつける

 

オフィスにあるもの全ては、ラベルが必要です。ラベル付けをしないと、せっかく分類して収納したのに、どこに何があるのかが一目で分からないので、結局ものを探す手間と時間がかかってしまいます。これではせっかくの努力が水の泡です。

全ての書類にはラベルをつけて分かりやすく収納

できる限りスキャンする

 

全ての書類をハードコピー(紙)で保管する理由はどこにもありません。重要な書類はスキャンして、古い請求書や書類を全てリサイクルしてしまいましょう。手元に届いた書類はできるだけ早めにスキャンして、書類がどんどん溜まっていくのを防きましょう。21世紀の技術を積極的に使い、仕事の効率を高めてつつ、エコなワークプレースを目指しましょう。

書類はなるべくスキャンする

デジタル整理

 

デスク周りが整理できたら、パソコンのデスクトップも整理するのもお忘れなく!せっかく身に付いた整理整頓の習慣をデジタルな面でも発揮しましょう。全てをデスクトップに保存するのはやめて、忘れずにデータのバックアップを行いましょう。また、受信メールはカテゴリーごとにフォルダを作成して振り分ける、仕事別にフォルダを作って文書や写真、音楽、動画などを保存するなどして、デジタル面でも効率的なワークスペースを保ちましょう。

フォルダを常に整理整頓する

カレンダー、リマインダー等を同期する

 

会議の予定や仕事の締切り、クライアントの連絡先など、大事なプロジェクトを管理するのに必要な、リストやカレンダー、リマインダーなどを全て一箇所で管理しましょう。スパートフォンなどを使って、全ての機能を一箇所で管理できれば、うっかり忘れてしまうことはなくなるはず。

複数のデバイスに対応しているツールは、タスクに優先順位を付け、忘れることがなくなります。 さあ上記の生産性を上げるワークスペース作りを実行してみて、どれだけ効率的に仕事ができるようになるか、ぜひお試しください!


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